Lễ Tân Spa Cần Làm Những Gì? Quy Trình Và Kỹ Năng Cần Thiết

1. Lễ tân spa là gì?

Lễ tân spa là người đảm nhiệm vai trò đón tiếp, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong suốt hành trình trải nghiệm dịch vụ tại spa. Họ là người đầu tiên chào đón khách và cũng là người cuối cùng tiễn khách ra về. Vì vậy, lễ tân không chỉ là người làm hành chính mà còn là đại diện hình ảnh thương hiệu, đảm bảo quy trình dịch vụ diễn ra liền mạch và chuyên nghiệp.

Tầm quan trọng của lễ tân trong trải nghiệm khách hàng:

Nhiều chủ spa thường tập trung vào kỹ thuật viên, nhưng lại quên rằng lễ tân chính là người định hình cảm xúc đầu tiên của khách. Một nụ cười thân thiện, một lời chào chân thành, hay một cách giải quyết tinh tế khi khách phàn nàn – tất cả đều tạo nên ấn tượng mạnh mẽ.

Lễ tân spa và chăm sóc khách hàng vì thế không thể tách rời. Người lễ tân giỏi sẽ giúp khách cảm thấy hài lòng ngay từ phút đầu, khiến họ sẵn lòng quay lại và giới thiệu bạn bè. Đây chính là giá trị vô hình nhưng bền vững nhất mà spa nào cũng cần đầu tư.

2. Những Công Việc Nhân Viên Lễ Tân Spa Cần Thực Hiện

Đây là phần quan trọng nhất trong mô tả công việc, giúp nhân viên hiểu rõ lễ tân spa cần làm những gì trong suốt quá trình phục vụ khách. Mỗi nhiệm vụ đều được xây dựng để đảm bảo nhân viên biết rõ mình phải làm gì, làm như thế nào và vì sao điều đó lại quan trọng đối với trải nghiệm của khách hàng. 

2.1. Tiếp đón khách spa và check-in

Công việc đầu tiên của lễ tân là tiếp đón khách hàng spa và làm thủ tục check-in. Đây là khoảnh khắc vàng để tạo ấn tượng đầu tiên, vì thái độ và cách chào hỏi của lễ tân có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc của khách:

• Khi khách bước vào, lễ tân cần đứng dậy, mỉm cười, cúi nhẹ và chào bằng tên thương hiệu. 
• Nếu là khách mới, hãy hướng dẫn họ điền thông tin cá nhân và chọn loại dịch vụ muốn trải nghiệm.
• Nếu là khách quen, nên gọi tên và hỏi thăm nhẹ nhàng: “Hôm nay mình vẫn làm liệu trình chăm da như lần trước chứ ạ?”
• Sau đó, lễ tân xác nhận thông tin đặt lịch, báo với kỹ thuật viên hoặc chuyên viên tư vấn để chuẩn bị liệu trình.
• Trong lúc chờ, nên mời khách ngồi nghỉ, phục vụ nước và cập nhật thời gian dự kiến bắt đầu.

2.2. Quản lý lịch hẹn và thông tin khách hàng

Một trong những trách nhiệm của lễ tân spa là đảm bảo lịch hẹn và thông tin khách hàng được quản lý chính xác, tránh trùng lịch hoặc bỏ sót:

• Sử dụng phần mềm quản lý spa hoặc sổ đặt lịch để ghi rõ: tên khách, dịch vụ, thời gian, người phụ trách và ghi chú đặc biệt.
• Mỗi đầu ca, kiểm tra toàn bộ lịch hẹn trong ngày, xác nhận lại với khách nếu cần qua điện thoại hoặc tin nhắn.
• Khi có khách mới gọi đến, cập nhật ngay thông tin vào hệ thống, tránh ghi nhớ thủ công.
• Sau mỗi buổi, đối chiếu danh sách khách đã đến – khách chưa đến để báo cáo quản lý.

2.3. Tiếp nhận booking của khách làm spa

Trong thời đại công nghệ, nhiều khách đặt lịch qua các kênh khác nhau: điện thoại, fanpage, website hoặc Zalo. Vì vậy, lễ tân phải thành thạo trong việc tiếp nhận booking khách làm spa và xử lý nhanh chóng:

• Luôn kiểm tra tin nhắn và cuộc gọi thường xuyên, đặc biệt là trong giờ cao điểm.
• Khi khách đặt lịch, cần xác nhận rõ dịch vụ, thời gian và chi nhánh để tránh nhầm lẫn.
• Nếu lịch đã đầy, khéo léo đề xuất khung giờ khác hoặc kỹ thuật viên thay thế.
• Gửi tin nhắn xác nhận lại cho khách sau khi đặt lịch.
• Với khách VIP hoặc khách thân thiết, nên giữ chỗ ưu tiên và gọi điện nhắc trước buổi hẹn.

2.4. Thanh toán phí dịch vụ tại quầy lễ tân

Bước thanh toán là giai đoạn quan trọng để kết thúc trải nghiệm của khách một cách trọn vẹn. Một lễ tân giỏi không chỉ thu tiền đúng mà còn gây ấn tượng tốt trong quy trình thanh toán phí dịch vụ tại spa:

• Sau khi khách hoàn thành liệu trình, kiểm tra thông tin dịch vụ trên phần mềm và in hóa đơn rõ ràng.
• Giải thích chi tiết nếu có khuyến mãi hoặc giảm giá, để khách hiểu rõ chi phí.
• Nhận thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ, đảm bảo xác nhận chính xác.
• Cập nhật ngay thông tin vào hệ thống để đồng bộ với bộ phận kế toán.
• Cuối cùng, cảm ơn khách bằng thái độ thân thiện, tặng voucher hoặc giới thiệu chương trình ưu đãi mới.

2.5. Hỗ trợ các bộ phận khác trong spa

Lễ tân không chỉ làm việc tại quầy mà còn đóng vai trò trung tâm điều phối giữa các bộ phận:

• Khi khách check-in, thông báo cho chuyên viên tư vấn hoặc kỹ thuật viên chuẩn bị phòng và dụng cụ.
• Trong lúc khách chờ, hỗ trợ bộ phận marketing hoặc CSKH nếu cần gửi thông tin ưu đãi.
• Khi khách có phản hồi, phối hợp với quản lý hoặc kỹ thuật viên để xử lý nhanh.
• Cuối ngày, cập nhật báo cáo khách hàng, lịch hẹn và doanh thu để hỗ trợ bộ phận kế toán – vận hành.

2.6. Tiếp nhận ý kiến và phản hồi của khách sau dịch vụ

Một phần quan trọng trong lễ tân spa và chăm sóc khách hàng là thu thập ý kiến khách ngay sau khi hoàn thành liệu trình:

• Hỏi cảm nhận khách: “Dạ, chị thấy dịch vụ hôm nay có thoải mái không ạ?”
• Ghi nhận phản hồi: Nếu khách hài lòng, lưu lại để khen thưởng nhân viên; nếu khách chưa hài lòng, ghi cụ thể để quản lý xử lý.
• Khuyến khích đánh giá: Mời khách đánh giá qua Google Maps hoặc Fanpage để tăng uy tín thương hiệu.
• Theo dõi sau dịch vụ: Với khách làm liệu trình da, nên nhắn tin hỏi thăm sau 1–2 ngày.

2.7. Làm thủ tục check-out cho khách

Khi khách hoàn thành dịch vụ, lễ tân thực hiện check-out – bước cuối cùng trong quy trình làm việc của lễ tân spa:

• Kiểm tra lại thông tin hóa đơn, bảo đảm không sai lệch dịch vụ hoặc giá.
• Nhắc lịch hẹn lần sau hoặc chương trình ưu đãi dành riêng cho khách.
• Tiễn khách ra cửa, mỉm cười và nói lời cảm ơn.
• Ghi chú lại lịch sử giao dịch để dễ tra cứu và chăm sóc khách sau này.

2.8. Thực hiện các công việc hành chính tại sảnh spa

Ngoài các hoạt động trực tiếp với khách, lễ tân còn phụ trách nhiều công việc hành chính giúp vận hành spa ổn định:

• Dọn dẹp, sắp xếp quầy lễ tân gọn gàng trước – trong – sau ca làm.
• Kiểm tra điện thoại, thiết bị thanh toán, máy in hóa đơn hoạt động tốt.
• Theo dõi tồn kho nước uống, khăn giấy, đồng phục tại sảnh.
• Tổng hợp báo cáo cuối ca: số lượng khách, doanh thu, phản hồi và vấn đề phát sinh.

Xem thêm: Quy Trình Tư Vấn Khách Hàng Spa Chuyên Nghiệp

3. Kỹ Năng Cần Thiết Cho Nhân Viên Lễ Tân Spa

Để làm tốt công việc và tạo ấn tượng chuyên nghiệp, một nhân viên lễ tân spa không chỉ cần ngoại hình ưa nhìn mà quan trọng hơn là kỹ năng làm việc chuyên môn và giao tiếp tinh tế. Khi tìm hiểu lễ tân spa cần làm những gì, bạn sẽ thấy rằng phần lớn hiệu quả công việc đến từ thái độ phục vụ và khả năng xử lý tình huống. Dưới đây là những kỹ năng cốt lõi:

3.1. Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp

Kỹ năng đầu tiên và quan trọng nhất chính là giao tiếp. Lễ tân là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên cách nói chuyện, thái độ và giọng điệu sẽ quyết định ấn tượng ban đầu của khách:

• Giọng nói rõ ràng, dễ nghe: Giữ âm lượng vừa phải, ngữ điệu nhẹ nhàng, không nói quá nhanh hay quá nhỏ.
• Từ ngữ lịch sự: Luôn sử dụng lời chào, lời cảm ơn và xưng hô chuẩn mực như “dạ”, “vâng”, “chị/anh”.
• Ngôn ngữ cơ thể tự tin: Luôn mỉm cười, đứng thẳng, giao tiếp bằng ánh mắt để thể hiện sự tôn trọng.
• Cách xử lý tình huống khéo léo: Khi khách phàn nàn, không tranh luận mà lắng nghe và đưa ra hướng giải quyết nhẹ nhàng.
• Biết lắng nghe: Không ngắt lời, tóm tắt lại ý của khách để xác nhận bạn hiểu đúng vấn đề.

3.2. Kỹ năng quản lý lịch hẹn và thông tin khách hàng

Công việc lễ tân đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác trong từng thao tác. Do đó, kỹ năng tổ chức và quản lý lịch hẹn là điều không thể thiếu:

• Thành thạo phần mềm quản lý spa: Biết cách thêm, sửa, xóa lịch hẹn và cập nhật thông tin khách hàng.
• Kiểm tra lịch trước ca làm: Đảm bảo không trùng giờ, đặc biệt là với khách VIP hoặc khách liệu trình dài.
• Nhớ tên và nhu cầu khách quen: Ghi chú cẩn thận trong hồ sơ để phục vụ tốt hơn.
• Báo cáo định kỳ: Tổng hợp số lượng khách, tỷ lệ hủy lịch, phản hồi khách để hỗ trợ bộ phận CSKH.
• Bảo mật thông tin khách hàng: Tuyệt đối không tiết lộ thông tin cá nhân, hình ảnh hay liệu trình khách đã làm.

3.3. Kỹ năng tư vấn và giới thiệu dịch vụ

Một lễ tân giỏi không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận thông tin mà còn có thể hỗ trợ tư vấn dịch vụ spa cho khách hàng:

• Hiểu rõ sản phẩm và liệu trình: Nắm vững thông tin cơ bản về các gói dịch vụ, công nghệ sử dụng, thời gian thực hiện, hiệu quả mang lại.
• Giải thích ngắn gọn, dễ hiểu: Khi khách hỏi, chỉ nói trọng tâm, tránh thuật ngữ phức tạp.
• Gợi mở tự nhiên: Nếu khách phân vân, gợi ý dịch vụ phù hợp dựa trên nhu cầu.
• Giới thiệu khéo léo các ưu đãi: Biết thời điểm đề cập đến khuyến mãi hoặc combo phù hợp để tăng tỷ lệ chốt dịch vụ.
• Không ép buộc: Tư vấn bằng giọng điệu nhẹ nhàng, chân thành để khách cảm thấy thoải mái và tự nguyện chọn.

3.4. Kỹ năng xử lý phản hồi và tình huống phát sinh

Dù spa có chất lượng tốt đến đâu, vẫn có lúc gặp khách không hài lòng. Khi đó, kỹ năng xử lý phản hồi của lễ tân sẽ quyết định khách có quay lại hay không:

• Giữ bình tĩnh và lắng nghe: Không phản ứng ngay khi khách than phiền, mà để khách nói hết ý.
• Thể hiện sự cảm thông: Nói lời xin lỗi nếu khách không hài lòng và trấn an: “Dạ, em rất tiếc về trải nghiệm của chị, em sẽ báo lại để xử lý ngay.”
• Xác định nguyên nhân: Ghi nhận rõ vấn đề thuộc bộ phận nào (kỹ thuật viên, sản phẩm, thời gian chờ…).
• Báo cáo quản lý: Không tự ý giải quyết nếu vượt thẩm quyền, cần báo ngay cho người phụ trách.
• Theo dõi sau xử lý: Gọi lại hỏi thăm hoặc gửi voucher cảm ơn khách sau khi vấn đề được giải quyết.

4. Mức Lương Và Tiêu Chuẩn Của Lễ Tân Spa

Sau khi hiểu rõ công việc và kỹ năng cần có, một câu hỏi thực tế thường được đặt ra là: “Mức lương của lễ tân spa hiện nay là bao nhiêu?” và “Tiêu chuẩn tuyển dụng vị trí này gồm những gì?”. Đây là hai yếu tố quan trọng giúp người mới định hướng nghề nghiệp và giúp chủ spa thiết lập chính sách nhân sự phù hợp.

4.1. Mức lương của lễ tân spa hiện nay

Mức thu nhập của lễ tân spa phụ thuộc vào quy mô, vị trí địa lý, kinh nghiệm và khối lượng công việc. Tuy nhiên, mặt bằng chung trên thị trường làm đẹp hiện nay có thể chia thành các mức sau:

• Nhân viên lễ tân mới (0–6 tháng kinh nghiệm): Mức lương dao động từ 6 – 8 triệu đồng/tháng, bao gồm lương cứng và phụ cấp ăn ca, đồng phục, gửi xe.
• Nhân viên lễ tân có kinh nghiệm (6 tháng – 2 năm): Thu nhập từ 8 – 12 triệu đồng/tháng, có thể tăng thêm nếu đạt KPI doanh thu hoặc được khách hàng đánh giá tốt.
• Lễ tân trưởng hoặc ca trưởng: Tùy quy mô spa, mức thu nhập từ 12 – 18 triệu đồng/tháng, bao gồm lương cơ bản, thưởng trách nhiệm và hoa hồng theo tỷ lệ bán hàng.
• Lễ tân spa cao cấp hoặc làm tại spa quốc tế: Có thể đạt từ 15 – 25 triệu đồng/tháng, đặc biệt nếu thành thạo ngoại ngữ hoặc có kỹ năng chăm sóc khách VIP.

Ngoài lương cứng, lễ tân spa còn được hưởng hoa hồng dịch vụ, thưởng theo doanh thu, thưởng năng suất hoặc thưởng giới thiệu khách hàng mới. Một số spa cao cấp còn có chính sách thưởng sinh nhật, nghỉ phép có lương và hỗ trợ học nâng cao kỹ năng.

4.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến thu nhập của lễ tân spa

Mức lương của lễ tân không chỉ dựa vào kinh nghiệm mà còn phụ thuộc vào hiệu quả công việc và thái độ nghề nghiệp. Dưới đây là các yếu tố quyết định:

• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống: Lễ tân khéo léo, nói chuyện dễ nghe, biết tạo thiện cảm thường nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách, dẫn đến thưởng cao hơn.
• Khả năng giới thiệu và chốt dịch vụ: Nhân viên có khả năng tư vấn gói combo hoặc upsell dịch vụ sẽ nhận thêm hoa hồng theo doanh thu.
• Tác phong và thái độ: Đi làm đúng giờ, đồng phục chỉnh tề, nói năng chuyên nghiệp giúp ghi điểm với quản lý và khách hàng.
• Kỹ năng quản lý dữ liệu: Người biết cách dùng phần mềm, báo cáo rõ ràng, chính xác sẽ được tin tưởng giao thêm trách nhiệm.
• Độ gắn bó: Lễ tân gắn bó lâu năm với spa thường được tăng lương định kỳ và có cơ hội thăng tiến lên quản lý sảnh hoặc giám sát vận hành.

Như vậy, để có thu nhập cao, người lễ tân cần không ngừng rèn luyện kỹ năng và chứng minh giá trị thông qua kết quả công việc thực tế.

Xem thêm: Học Tư Vấn Spa: Kỹ Năng Và Quy Trình Chuyên Nghiệp

5. Thách Thức Và Cách Xử Lý Công Việc Lễ Tân Spa

Công việc lễ tân spa tưởng chừng nhẹ nhàng, nhưng thực tế lại chứa nhiều thử thách đòi hỏi sự khéo léo, kiên nhẫn và khả năng xử lý linh hoạt. Nhân viên lễ tân không chỉ tiếp khách mà còn đại diện hình ảnh thương hiệu, là người giải quyết tình huống và giữ trải nghiệm khách hàng ở mức tốt nhất. Dưới đây là những thách thức thường gặp trong công việc lễ tân spa và hướng dẫn chi tiết cách xử lý hiệu quả, thực tế.

5.1. Xử lý khách hàng không hài lòng

Một trong những tình huống khó nhất mà lễ tân thường gặp là khách hàng không hài lòng về dịch vụ, kỹ thuật viên hoặc thái độ nhân viên. Cách bạn xử lý trong khoảnh khắc này sẽ quyết định khách ở lại hay rời đi vĩnh viễn.

Cách xử lý chuyên nghiệp gồm 5 bước sau:

• Giữ bình tĩnh và lắng nghe: Khi khách phàn nàn, không ngắt lời hay phản ứng phòng thủ. Hãy lắng nghe với thái độ cầu thị.
• Thấu hiểu và đồng cảm: Dù lỗi không phải của bạn, vẫn cần thể hiện sự đồng cảm và tôn trọng cảm xúc của khách.
• Xác minh nguyên nhân: Hỏi lại thông tin cụ thể: thời điểm làm, kỹ thuật viên, dịch vụ, tình trạng hiện tại.
  Sau đó, ghi nhận lại bằng biên bản hoặc cập nhật trên phần mềm.
• Đưa giải pháp cụ thể: Nếu lỗi thuộc kỹ thuật viên: mời khách quay lại spa để được phục hồi miễn phí hoặc tặng buổi chăm sóc bổ sung. Nếu lỗi thuộc sản phẩm: đề xuất đổi sản phẩm hoặc tạm dừng liệu trình. Nếu khách phản ứng mạnh: báo ngay cho quản lý trực tiếp để xử lý.
• Theo dõi sau xử lý: Sau 1–2 ngày, gọi điện hỏi thăm tình trạng và gửi lời cảm ơn vì khách đã góp ý.

5.2. Phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong spa

Một spa muốn vận hành hiệu quả cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: lễ tân – tư vấn – kỹ thuật viên – kế toán – marketing. Trong đó, lễ tân là người điều phối trung tâm, giúp mọi thứ diễn ra đúng tiến độ.

Dưới đây là các nguyên tắc phối hợp quan trọng:

• Với bộ phận tư vấn: Lễ tân chuyển thông tin khách cần tư vấn, ghi chú rõ tình trạng da hoặc mong muốn của khách.
  Với kỹ thuật viên: Báo trước lịch khách, đảm bảo phòng và dụng cụ đã sẵn sàng trước khi khách vào.
• Với bộ phận kế toán: Gửi báo cáo thanh toán, phiếu thu chi và bảng đối soát mỗi ngày.
• Với marketing hoặc CSKH: Cập nhật danh sách khách tiềm năng, hỗ trợ gửi tin nhắn khuyến mãi, khảo sát hài lòng.

6. Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Lễ Tân Spa

Trong ngành spa, vị trí lễ tân được xem là bộ mặt thương hiệu, đóng vai trò tiếp đón và kết nối khách hàng với dịch vụ. Nhiều người khi mới bắt đầu thường băn khoăn lễ tân spa cần làm những gì, cần trang bị kỹ năng nào và làm sao để làm việc hiệu quả. Dưới đây là ba câu hỏi phổ biến nhất được giải đáp ngắn gọn và thực tế:

6.1. Lễ tân spa cần những kỹ năng cứng và mềm nào?

Một lễ tân spa chuyên nghiệp phải kết hợp nhuần nhuyễn giữa kỹ năng chuyên môn và kỹ năng ứng xử. Kỹ năng cứng bao gồm sử dụng phần mềm quản lý, lập hóa đơn, lưu trữ hồ sơ và nắm vững quy trình đặt lịch – thanh toán. 

Trong khi đó, kỹ năng mềm là khả năng giao tiếp, lắng nghe, xử lý tình huống và phối hợp với các bộ phận khác. Người lễ tân có giọng nói nhẹ nhàng, thái độ tích cực, làm việc khoa học và biết kiểm soát cảm xúc sẽ tạo được ấn tượng tốt, giúp khách cảm thấy tin tưởng và hài lòng hơn.

6.2. Lễ tân spa có cần biết về các liệu trình làm đẹp không?

Câu trả lời chắc chắn là có. Lễ tân không trực tiếp làm dịch vụ nhưng cần hiểu rõ các liệu trình để tư vấn chính xác, hỗ trợ khách khi hỏi về công dụng, thời gian hoặc cảm giác khi làm. Việc nắm được kiến thức cơ bản về các gói dịch vụ như Peel, PRP, Plasma hay cấy Collagen giúp lễ tân trả lời nhanh, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. 

Ngoài ra, hiểu quy trình làm đẹp cũng giúp họ truyền đạt thông tin đúng đến kỹ thuật viên và xử lý phản hồi khách hàng hiệu quả. Một lễ tân am hiểu dịch vụ là dấu hiệu của một spa chuyên nghiệp.

6.3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công việc lễ tân spa?

Để làm tốt hơn mỗi ngày, lễ tân cần nắm vững quy trình phục vụ khách từ check-in đến check-out, luyện kỹ năng giao tiếp và cập nhật thường xuyên thông tin về dịch vụ, ưu đãi hoặc công nghệ mới của spa. Bên cạnh đó, quầy lễ tân phải luôn gọn gàng, sạch sẽ và tạo cảm giác thân thiện. 

Quan trọng hơn, người lễ tân cần học cách quan sát, ghi nhận phản hồi khách hàng và chủ động đề xuất cải tiến. Khi làm việc bằng thái độ tích cực, cầu tiến và luôn hướng đến trải nghiệm của khách hàng, hiệu quả công việc sẽ tự nhiên tăng lên.

Kết luận

Qua toàn bộ nội dung, có thể thấy rõ ràng lễ tân spa cần làm những gì, không chỉ dừng lại ở việc đón khách hay thu ngân, mà là cả một quy trình chuyên nghiệp gồm nhiều nhiệm vụ liên kết: tiếp nhận và quản lý thông tin khách hàng, sắp xếp lịch hẹn, phối hợp với các bộ phận kỹ thuật, xử lý phản hồi và chăm sóc khách sau dịch vụ. Để đảm nhiệm tốt vai trò này, lễ tân cần sở hữu kỹ năng giao tiếp, tư vấn, quản lý và xử lý tình huống linh hoạt, đồng thời am hiểu cơ bản về các liệu trình làm đẹp.

Một đội ngũ lễ tân spa chuyên nghiệp sẽ giúp thương hiệu tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả kinh doanh. Đây chính là vị trí trọng tâm giúp spa duy trì uy tín, vận hành trơn tru và phát triển bền vững trong ngành làm đẹp.

Liên hệ ngay với Thẩm Mỹ Quốc Tế Hoàn Mỹ để được tư vấn và đào tạo toàn diện về quy trình – kỹ năng – nghiệp vụ dành cho lễ tân spa chuyên nghiệp.